Excel 名單如何批次製作雙語桌牌？先檢查姓名、尺寸與試印

1. 名單先分欄，一列一位來賓

將姓名、英文名、公司、職稱、桌次分成五欄，第一列放標題。沒有英文名的來賓可以留空；只有英文名的來賓也不需要硬填中文譯名。姓名用字及稱謂請以當事人確認的版本為準。

上表的「—」代表留空，原始試算表不必填入破折號。若桌次的 01 不能變成 1，先把原始欄位設為文字格式。匯入前移除合併儲存格、公式錯誤與檔案密碼，並保留原始檔；不要只把名單留在列印工具裡。

2. 先量牌架，再決定版型

摺式桌牌可自行站立；平面桌牌適合放入牌架；活動名牌則要搭配名牌套。用途不同，尺寸也不能直接互換。

這些是固定尺寸，不代表能直接套用每一款牌架或預切標籤紙。版型適合自行裁切的紙張；先量實際用品，並確認印表機支援的紙張厚度，再購買大量卡紙。輸出選 A4 或 US Letter，印表機也必須選相同紙張。

3. 匯入後核對人數與容易出錯的名字

在席間選擇 Excel 工作表並對應欄位，也可使用 CSV、TSV 或貼上試算表內容。單次上限為 500 位，檔案 10 MB。

• 比較匯入人數與原始試算表，確認沒有遺漏。
• 到「編輯」核對姓名，至少挑一位短中文名、一位最長英文名，以及一位含重音字母的名字。
• 公司與職稱只在需要時顯示，避免讓小桌牌塞滿文字。
• 匯出前，先處理缺字或文字放不下的提示。

內附字型可處理許多常見中文字與拉丁字母，但無法保證涵蓋所有姓名或文字系統。若原文不能正確顯示，應取得來賓同意後改用適合的簡稱、轉寫，或選擇支援該文字的工具，不能自行刪字。

4. 用試印頁排除縮放問題

先下載試印 PDF，再用 PDF 閱讀器列印。選擇直向、相同紙張，以及「實際大小／100%」，關閉「符合頁面」「縮小」等功能。不要直接列印工具的瀏覽器畫面。

量測試印頁的 50 mm 校正尺。如果量起來只有 47 mm，代表輸出有縮放，應先修正列印設定。摺式桌牌上半部倒置是正常的，沿裁切線裁開、沿中線對摺後，兩面應都能正向閱讀。

完成核對後才列印整批。厚紙是否能進紙、印表機邊界是否會裁到內容，仍需要用實際設備確認。

5. 保存名單與完成的 PDF

席間離線版在瀏覽器記憶體內處理名單，不上傳、不永久保存，輸出的 PDF 會內嵌字型。關閉或重新整理後會重設資料，因此請保存原始試算表及完成的 PDF。

預定使用環境為新版桌面 Chrome／Edge，不建議把手機附件預覽視窗當作完整執行環境。正式用於活動之前，應先在當天會用的電腦與印表機上確認流程。